Arrangere samhandlingsdager

1. Kulturbygging og dialog gjennom å skape møteplass for brukere og fagfolk på tvers av kommuner og spesialisthelestjenesten.

2. Forankring gjennom å skape en felles forståelse av utfordringsbildet og hvorfor vi trenger å utvikle mer sammenhengende tjenester for barn og unge.

3. Informasjon om Barn og unges helsetjeneste og videre planer i lokalt samhandlingsprosjekt.

Vi-kultur bygges ved at man møtes, blir kjent og jobber sammen på tvers av tjenester og sektorer. Det er viktig at det er bred involvering fra ulike instanser og tjenester på første samhandlingsdag slik at man får en felles forståelse for prosessen og har en felles plattform for videre arbeid med prosjektet.

Det er viktig å jobbe med kulturbygging og felles forståelse av behovet for prosjektet, før man setter i gang med tekstarbeid på samhandlingsforløpene. Det anbefales derfor at man venter med tekstarbeid til senere arbeidssamlinger. 

​

Det er noen faktorer som har vist seg veldig effektfulle.

Planlegg sam​lingen sammen

• "Vi-kultur" hele veien!

• Bruk tid på å finne ungdommer og brukerrepresentanter som kan delta.

• Inviter noen til å ha innlegg på samhandlingsdagen.

• Finne gode lokaler

At man har lyse og fine lokaler med god plass til mange bord og at folk kan mingle i pausene. Om prosjektet har penger, er det fint å leie konferanserom på et hotell eller andre lokaler som gir en fin ramme til arrangementet.

Forankringsarbeid i forkant av samh​andlingsdager

Det er viktig å forankre prosjektet hos ledelse i både kommuner og foretak før samhandlingsdagene. Man kan bruke faste ledermøter og lederfora eller invitere til egen strategisamling for ledere. Det kan også være lurt å arrangere møte med ressurspersoner/ambassadører i forkant av samlingen. Ambassadører kan utfordres til å gjøre et lokalt forarbeid i kommunene før samlingen: Hvordan er tjenestene rigget i hver kommune? Hva har man på plass? Stemmer kart og terreng?

In​viter de riktige

Vær tydelig på målgruppe og målsetting og skap "vi-følelsen" allerede i invitasjonsteksten. Spre invitasjon via ambassadører i hver kommune og ledere i spesialisthelsetjenesten. Det er viktig med påmelding til arrangementet for å få oversikt over hvem som kommer og forberede gruppearbeid. Her kan man bruke deltaker.no for kommunene og læringsportalen for helseforetak som begge forenkler administrasjonen.

Dokume​​nter til nedlasting

• Forslag til invitasjonstekst

• Forslag til program for samhandlingsdagen

• Forslag til gruppeoppgaver

​

Det er viktig å skape "VI-følelsen" hele veien og å vise på samhandlingsdagen at vi eier arrangementet sammen. Vær tydelig på hensikten med dagen!

Praktisk gjennomføring

• Gjøre litt "stas" på folk med detaljer på arrangementet (fin ramme, god mat, pausemat)
• Organiser rommet slik at folk sitter rundt runde bord, evnt kvadratiske bord, slik at det ligger til rette for gruppearbeid, samtaler og dialog rundt bordene. 6-8 personer rundt hvert bord
• Dele folk i grupper og heng opp oversikt over gruppeinndeling
• Plasser folk på bordene ut i fra tjeneste og hvor de kommer fra, prinsippet er at flest mulig tjenester skal være representert rundt bordet og at alle bord skal ha en brukerrepresentant
• Heng opp plakat på døra med oversikt over hvor folk skal sitte
• Server kaffe/te ved oppstart og lunsj, evnt. pausemat
  
  

Her er et forslag til program for samhandlingsdagen som er prøvd i mange prosjekter med gode tilbakemeldinger.

Del 1: Intro - Hvorfor trenger vi å samhandle bedre?

• Inspirasjon, kan være filmsnutter, tema som er spesielt relevant. Tenk på hva om kan være aktuelt: lokalt BTI arbeid, nye lovverk, barnevernsreformen
• Innlegg som representerer ulike perspektiv på samhandling. Eksempelvis har mange hatt en bolk med innlegg fra en ungdom eller foreldre, en kommunal leder, fastlege og en representant for spesialisthelsetjenesten.
• Ungdommer som deler erfaringer - viktig for å forstå hvor viktig dette er og effekten av dette. Alternativ vis film av ungdom.

Del 2: Gruppeo ppgaver - Hindringer og muligheter i samarbeidet.

• Tre gruppeoppgaver er testet ut i praksis, se oppgave-kit
• Spillet "Sammen" der man jobber med kasus og forståelse av ulike roller og oppgaver i enkeltsaker

Del 3: Infor masjon om Barn og unges helsetjeneste og lokalt prosjekt

• Hva er barn og unges helsetjeneste?
• Presentere planer for lokal prosjekt og videre prosess.

Det kan være lurt å innhente tilbakemeldinger systematisk. Noen eksempler på ulike enkle måter å gjennomføre evaluering:

• Bruk av Menti. Praktisk oppskrift på hvordan med bilder. Eksempler på spørsmål som kan brukes.
• Muntlig tilbakemelding fra gruppene og bruk av Miro på vegg for å oppsummere tilbakemeldinger.
  

Hensikten med arbeidsseminarer er å få lokalt eierskap til samhandlingsforløpene som et verktøy for samhandling gjennom arbeid med tekster.

Samhandlingsforløpene er et av flere verktøy for å jobbe med bedre samhandling. For å sikre at deltakerne har en felles forståelse av formålet med forløpene, er det viktig å ha gjennomført samhandlingsdager først.

Forutsetning for godt arbeid med tekst er at alle involverte har en felles forståelse både av utfordringsbildet og hensikten med forløpene. Ved å igangsette arbeid med tekster for tidlig, er det risiko for misforståelser, uriktige forventninger og at det skapes motstand. Eksempelvis kan enkelte bli bekymret for at samhandlingsforløpene skal stille forventninger til tjenesten som ikke kan innfris.

Det har vist seg veldig nyttig at noen fagpersoner i hver kommune (ambassadørene) har satt seg inn i tekstarbeid på forhånd og kan bidra til å løfte diskusjonen. Det er derfor lurt å gjennomføre nettverksmøter med ressurspersonene før igangsetting av tekstarbeid.

Prosessen med tekstarbeid kan organiseres på ulike måter

• Tjenestefokus der man deler inn i grupper etter hvilken tjeneste man jobber i og ser på tekster for egen tjeneste
• Temafokus med tverrfaglig gruppe som jobber med et forløp
• Kommunevis grupper der de sentrale fagpersoner i de viktige tjenestene i kommunen gjennomgår forløp og gir innspill

Man kan også bruke en kombinasjon av tilnærmingene. Man kan velge å involvere mange ansatte fra hver kommune i tekstarbeidet, eller å kun involvere sentrale fagpersoner og tjenesteledere. Tekstarbeidet kan gjøres kommunevis eller at man jobber på tvers av kommuner og foretak. Det er viktig å forankre arbeidet hos ledere/sentrale fagpersoner og å sikre at alle tjenestene kommer med innspill.

I arbeidet med tekster er det lurt å bruke et system som gir oversikt og er enkelt å gjennomføre. Noen eksempler:

• Matrise i MIRO: forløp og trafikklysmodell rød - gul - grønn (vedlegg).
• WORD dokumenter: gruppen skriver notater i dokumentet eller samler opp notater i eget word-dokument.
• EXCEL skjema (endringsforslag tekst og hva må jobbes med i tjenesten)